22.02.2023
Каждый год повторяется одна и та же ситуация с заполнением формы отчетности 85-К. Один из вопросов:-“А можно ли отчёт в формате Ворд перевести в формат Эксель?”. Ответ – нет. Всегда будут косяки. Обратите внимание на бланк Excel. Он состоит из множества ячеек, как и каждая из ячеек формы в таблице. Надо знать адреса этих ячеек слева, чтобы правильно переместить данные из таблицы Word в бланк Excel. Это можно сделать лишь программированием макросами. Давно я это делал, помогая собирать отчёт по району. В Ворде это практически невозможно, вернее, сложно, а вот в Эксель это делается очень быстро и понятно. В цикле можно считывать каждый бланк детсада, пройтись по 10 его листам и скопировать на отдельные 10 листов итоговые строки и название детского сада. Можете мне поверить. Программно это делается за время около минуты. Вручную вы опплюетесь, будете ждать следующего года как кошмара. Одна беда, что каждый год могут быть изменения в бланке отчетности. Последнее изменение было
“ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПРИКАЗ от 31 августа 2021 г. N 533“
Бланк в формате Excel можно скачать, например, отсюда. Здесь же предлагают и свои услуги.
23.12.2020
Я смотрю иногда в интернете отзывы по работе с формой 85-К и понимаю этих людей, их недовольство. Форма обширная и всё надо вводить ручками, да ещё и не ошибиться. Помимо того, что это трудоёмко и отнимает много времени, так ещё часто форму приходится заполнять быстро, да ещё и защищать где-то цифры.
Заведующие или замы должны просто изначально иметь эту форму за прошлые годы, но ещё лучше, если она у них есть в табличном виде Excel. Вроде бы двойная работа приведёт к резкому сокращению по времени и быстрому получению итоговых значений. Я, когда начал обрабатывать форму 85-К, добивался именно сокращения времени заполнения в каждом ДОУ, но больше для быстрого получения итоговых значений по району. Ведь часто итоговая форма не согласуется с порядком полей формы 85-К, но зато у нас есть уже готовые значения по каждому ДОУ и району. Останется их лишь перенести в новую форму. Всем, работающим с формой 85-К я могу лишь посочувствовать. У меня проблем с этим никогда не было.
Ранее я располагал разработки в Excel на DropBox. Сейчас я предлагаю Вам скачать архив я моего Яндекс диска. Просто распакуйте его.
В папке Прислано находятся для примера 2 файла с данными, заполненными в Excel/ Их можно брать как пример заполнения.
Если данные надо собрать из многих детских садов, то запускаем файл Сбор. Наименования расположения файлов Прислано указано на листе Список файлов.в ячейке С1. Если Вы измените расположение своих файлов, то надо просто указать верно новую папку, например сменив диск С: на D:, если Вы это сделали и т.д.
Ссылка на новый архив формата Zip Форма 85-К Excel.
23.01.2020
Ниже находится описание работы с формой. Сразу отмечу, что нынешняя форма за 2019 год могла измениться. Я в 2015 году просто решил помочь обработать данные. Для этого я фактически сначала создал файл Excel с листами соответствующими страницам присылаемого файла Ворд. Детсады заполнили оба файла. Файлы Excel я обработал программно, т.е фактически собрал данные в нужном формате для присылаемого также отчета по району в формате Excel. Будет ли кто-то у Вас этим заниматься – это вопрос.
Сейчас эта же работа проводится кем-то вручную. Так что флаг Вам в руки. Бумажная деятельность создаёт видимость бурной работы. Вы будете просто перегружены, и все это будут видеть. И это действительно будет так. Вы будете вызывать заведующих, назначать им время для ввода данных и их проверки. Все будут при деле. Тот человек, кому я готовил программу, уволился. И всё осталось как есть.
А ниже, что было сделано в 2015 году.
В 2015 году в очередной раз сбор данных по форме 85-К проводился в двух видах:
1) Стандартный статотчет в формате Word;
2) Итоговый файл в формате Excel в разрезе муниципальных ДОУ, школ с дошкольными отделениями и частных ДОУ.
Все ДОУ были вынуждены заполнять фактически 2 документа – стандартный стат отчет и многостраничный документ Excel, дублирующий фактически сведения статотчета.
Файл Excel содержал 11 листов с именами стр.1 – стр.11
Первый лист содержал наименование ДОУ и его адрес.
Последний лист содержал данные о финансовых расходах ДОУ и среднесписочной численности работающих.
Итоговый отчет состоял из 6 основных приложений, содержащих сведения по каждому ДОУ в различных разрезах деятельности
Приложение 1 – Приложение ¦ 1 Cведения о деятельности ДОУ.xls должно было отражать следующие данные
- Общее количество организаций
- Количество организаций (филиалов, групп), единиц с разбивкой по городу и селу
- Режим работы организаций пяти или шестидневный
- Находится на капитальном ремонте, единиц
- Деятельность приостановлена, единиц
- Численность воспитанников, человек по городу и селу и с возрастом 3 и более лет
- Численность воспитанников, в том числе в возрасте, лет (число полных лет на 31.12.2014)
- всего и с разбивкой по полному числу лет возраста от 0 до 7
- Число групп, единиц всего и с возрастом 3 и более лет
- Число мест
- Число кружков, секций
- Отклонение количества организаций
- Отклонение численности воспитанников
Последние две колонки нужны были для проверки правильности внесенных данных
Какие возникли проблемы при сборе данных?
Формы в Excel были реализованы методом создания множества мелких столбцов, в которых создавались таблицы с ячейками заданного размера для внесения данных путем их объединения;
- Адрес каждой ячейки определить из самой таблицы было невозможно, а это самое главное для переноса данных
- Требовалось учитывать тип ОУ как городской или сельский
Адрес нужной ячейки легко найти с помощью хотя бы такого макроса
Sub Adr_cell()
Dim adr As String
adr = ActiveCell.Address
row1 = ActiveCell.Row
col1 = ActiveCell.Column
MsgBox adr + vbCr + Str(row1) + vbCr + Str(col1)
End Sub
Тогда для переноса данных из открытой книги по ДОУ с нужного листа на лист сбора данных в другую (общую) книгу можно осуществить с помощью приблизительно таких строк
Sheets(“стр.4”).Activate
‘ Численность воспитанников по годам
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 14) = Cells(8, 38) ‘Всего воспитанников
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 15) = Cells(8, 52) ‘0 год
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 16) = Cells(8, 65) ‘1 год
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 17) = Cells(8, 78) ‘2 год
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 18) = Cells(8, 91) ‘3 год
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 19) = Cells(8, 104) ‘4 год
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 20) = Cells(8, 117) ‘5 год
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 21) = Cells(8, 130) ‘6 год
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 22) = Cells(8, 143) ‘7 год
Ввод номера ДОУ по порядку и наименования
‘Ввод наименования
Sheets(“стр.1”).Activate
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 1) = iStr_List – 6
Workbooks(Kniga).Sheets(“Сбор”).Cells(iStr_List, 2) = Replace(Cells(22, 48), “_”, “”)
Значение iStr_List в начале равно 7, а затем изменяется после открытия каждой новой книги, содержащей сведения по новому ДОУ на 1.
Самый простой способ форматирования результата на листе Сбор можно провести с помощью такого макроса
Sub Format_Stroka()
If ActiveSheet.Name <> “Сбор” Then
Sheets(“Сбор”).Activate
End If
Rows(“7:7”).Select
Selection.Copy
Rows(“7:47”).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteFormats, Operation:=xlNone, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
End Sub
Хотя можно использовать и более изощренные способа определения размеров таблицы и числа строк и столбцов в ней для форматирования, например CurrentRegion
Загрузка файлов ДОУ из папки и его обработка ведётся последовательно с применением стандартного модуля, используемого мной постоянно.
Макрос определяет имена файлов в папке и заносит их в форму типа ListBox с возможностью выделения CheckBox.
Выделенные файлы (обычно все) последовательно загружаются и обрабатываются.
Сейчас Сбор по приложению 1 настроен на конкретную папку на диске С.
C:/Форма 85-К/Прислано
В этой папке находятся файлы для обработки.
Файл для сбора данных лучше держать в папке C:/Форма 85-К
Приложение 1 для сбора защищено паролем, но Вы всегда можете его снять известными средствами. Файлы подготовлены в формате Excel 2003.
Ссылка указывает на архив Zip. Скачайте архив, разархивируйте его и скопируйте на диск С.
Не забудьте настроить Excel для запуска макросов в среднем режиме безопасности.